Prevenção de Perda de Dados: Estratégias de Backup e Recuperação para Administradores do Exchange Server


No atual cenário digital, os dados tornaram-se um ativo crucial para organizações, semelhante à moeda. São o elemento vital de qualquer organização no mundo interconectado e digital de hoje. Portanto, a proteção dos dados é de importância primordial. Sua relevância é ampliada em ambientes locais do Exchange Server, onde são armazenadas e gerenciadas comunicações comerciais vitais e e-mails.

Neste artigo, exploraremos as ameaças em constante evolução da perda de dados, as mudanças nas responsabilidades dos administradores e estratégias essenciais de backup e recuperação para evitar a perda de dados no ambiente do Exchange Server.

Cenários de Perda de Dados nos Servidores Exchange

A perda de dados em ambientes locais do Exchange Server tornou-se cada vez mais comum. Ameaças de cibersegurança, como ataques de ransomware, surgiram como uma causa significativa de perda de dados nos últimos anos, com muitos atores ameaçadores motivados financeiramente direcionando cada vez mais as vulnerabilidades nos Servidores Exchange. Esses atacantes tentam explorar vulnerabilidades, como o ProxyLogon, para obter acesso não autorizado ao servidor ou contas de e-mail dos utilizadores.

Além das vulnerabilidades no sistema, falhas de hardware e erros humanos também podem causar perda de dados nos Servidores Exchange locais. De acordo com um estudo da Gartner, estima-se que 30% das organizações terão um incidente envolvendo perda de dados causada por um funcionário negligente até 2025.

Evolução do Papel dos Administradores do Exchange Server

O papel dos administradores do Exchange Server evoluiu significativamente nos últimos anos devido ao aumento de ataques de malware/ransomware, forçando-os a se adaptarem rapidamente e atuarem como guardiões para proteger os dados e a reputação das organizações.

No entanto, a complexidade de gerenciar grandes volumes de dados nos modernos ambientes locais do Exchange Server também aumentou substancialmente. Hoje, os administradores precisam de navegar pela complexidade do ambiente do Exchange Server, impulsionada principalmente por fatores como a necessidade de medidas de segurança aprimoradas para combater cibercriminosos sofisticados e ameaças mais recentes.

Compreensão das Apostas

As consequências da perda de dados em ambientes do Exchange Server são profundas.

  1. Perdas Financeiras
    Perdas financeiras são uma das consequências mais comuns da perda de dados. As operações de uma organização são sustentadas por dados. Se os dados são perdidos, significa que a organização perde não apenas sua capacidade de gerar receita, mas também suas formas de operar. Além disso, quando os dados são perdidos, uma quantidade considerável de recursos é direcionada para a recuperação de dados.
  2. Danos à Reputação
    Construir confiança leva tempo. No entanto, perdê-la leva apenas uma má decisão. Uma violação de dados ou ataque de ransomware pode manchar severamente a reputação de uma organização no mercado, quebrando a confiança de clientes. Ninguém quer acabar nas manchetes da mídia por todas as razões erradas.
  3. Tempo de Inatividade e Falta de Continuidade Empresarial
    A comunicação por e-mail é essencial para as operações diárias. A perda de dados críticos pode interromper o fluxo de trabalho e prejudicar a produtividade, o que pode ter implicações severas para a organização.

Um relatório da IDC afirma que o custo médio de tempo de inatividade devido à perda de dados em uma organização de médio porte é aproximadamente de $1,25 milhões por ano.

  1. Encerramento do Negócio
    A perda de dados pode potencialmente levar à falência ou encerramento de uma organização. De acordo com a Universidade do Texas, 94% das empresas que sofrem uma perda catastrófica de dados não sobrevivem. Dentre essas, 43% nunca reabriram e 51% fecharam dentro de dois anos.
  2. Multas Regulatórias e Legais
    Empresas são obrigadas por leis de proteção de dados, regras, regulamentações e padrões da indústria. Deixar de fazê-lo pode ter implicações graves, como multas elevadas. Ações legais também podem minar a reputação de sua organização.

Prevenir a Perda de Dados – Desenvolver uma Estratégia de Backup Reflexiva

A razão mais comum para a perda de dados nos Servidores Exchange é a corrupção ou danos em base de dados. Para se proteger contra a perda de dados, os administradores precisam de uma estratégia abrangente de backup adaptada aos seus ambientes do Exchange Server.

Abaixo estão alguns métodos e estratégias de backup do Exchange Server que os administradores podem seguir para prevenir a perda permanente de dados.

  1. Utilizar Backup Baseado em VSS
    O Exchange Server suporta backups baseados no Volume Shadow Copy Service (VSS). Pode-se usar a aplicação de Backup do Windows Server compatível com o Exchange, juntamente com um plug-in VSS, para fazer backup de cópias ativas e passivas da base de dados do Exchange e restaurar as cópias de banco de dados salvas.
  2. Combinação de Backup
    Os administradores do Exchange devem idealmente usar uma combinação de backups completos e incrementais. Backups completos capturam todo o banco de dados do Exchange Server, enquanto backups incrementais do Exchange Server capturam e armazenam as alterações desde o último backup completo.

Além disso, existem backups diferenciais que registam alterações desde o último backup completo sem truncar registos de transações. No entanto, esses são usados com menor frequência devido à sua complexidade.

Gestão de Registos de Transações

Os registos de transações desempenham um papel crucial na manutenção da consistência da base de dados. Também é essencial para a recuperação da base de dados nos Servidores Exchange. Quando realiza um backup completo, ele automaticamente trunca os registos de transações para poupar armazenamento de disco. Portanto, faça sempre o backup dos registos de transações antes de realizar um backup completo.

Logging Circular

O logging circular está desativado no Exchange Server por padrão. No entanto, os administradores podem ativá-lo para truncar automaticamente os registos do banco de dados. Pode-se usar isso quando os registos de transações não estão a ser purgados automaticamente após um backup completo.

Seguir a Regra de Backup 3-2-1

Siga a estratégia de backup 3-2-1 para proteger os dados do seu Exchange Server contra perda permanente. A estratégia simplesmente afirma que se deve ter o seguinte:

A Estratégia de Cópia de Segurança 3-2-1 – HomeServer.pt – Informática e Tecnologia
homeserver.pt

Pelo menos três cópias dos seus dados em diferentes suportes, como discos e fitas.
Uma cópia é armazenada fora do local ou num local remoto para garantir que desastres naturais, provocados pelo homem ou geográficos não possam danificar todas as cópias de backup (recuperação de desastres).


Medidas Proativas para Proteção de Dados

Uma abordagem proativa tem sido fundamental na prevenção da perda de dados. Portanto, os administradores devem considerar as seguintes melhores práticas para proteção de dados:

Medidas de Segurança Robustas

Implementar protocolos de segurança robustos, atualizar regularmente o software de segurança e instalar atualizações do Exchange Server e do Windows para se proteger contra ameaças.

Aprendizado Contínuo

A aprendizagem contínua e o treinamento sobre segurança de e-mail e ciberataques entre administradores, funcionários e clientes são cruciais para se manter informado sobre ameaças e vulnerabilidades emergentes.
Controle de Acesso
Restringir o acesso a dados sensíveis e implementar mecanismos de autenticação robustos. Certifique-se de usar o RBAC para restringir o acesso em ambientes do Windows e do Exchange Server.

Estratégias de Recuperação do Exchange Server

Os administradores do Exchange também precisam estar preparados quando se trata da recuperação de bancos de dados corrompidos ou desmontados, caso algo aconteça. Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar na rápida recuperação do banco de dados em caso de problema ou incidente.

Bancos de Dados de Recuperação

Os bancos de dados de recuperação (RDBs) são bancos de dados especiais do Exchange Server que permitem aos administradores montar e extrair dados do banco de dados de caixa de correio restaurado. Os RDBs ajudam na restauração de dados sem impactar o ambiente ao vivo.

Utilizar a Proteção de Dados Nativa do Exchange

O Exchange Server 2016 e 2019 têm capacidades para proteger dados sem depender exclusivamente de backups tradicionais.

Ferramentas de Recuperação do Exchange

Em caso de falha do servidor e/ou quando o backup da base de dados do Exchange não está disponível ou está obsoleto, uma ferramenta de recuperação do Exchange, como o Stellar Repair for Exchange, pode ajudar os administradores do Exchange a extrair caixas de correio de um banco de dados do Exchange severamente corrompido ou danificado. A ferramenta também auxilia no método de recuperação de tom de discagem. Ela permite a extração e exportação de caixas de correio recuperadas de arquivos EDB danificados para o banco de dados de tom de discagem ou qualquer banco de dados saudável existente no mesmo Exchange Server. Isso ajuda a restaurar as caixas de correio dos utilizadores e sua conectividade com o Outlook, minimizando o tempo de inatividade e interrupção.

Conclusão

Os administradores do Exchange Server desempenham um papel crítico na proteção dos dados comerciais cruciais num cenário cada vez mais desafiador. Os riscos associados à perda de dados são substanciais e vão desde repercussões financeiras até danos à reputação da organização. Para mitigar esses riscos, os administradores devem desenvolver estratégias de backup reflexivas e adotar medidas de segurança proativas, juntamente com planos de recuperação robustos.

Para mitigar os riscos de perda de dados, as organizações devem priorizar estratégias de backup e recuperação. Fazer backup regularmente dos dados do Exchange Server e ter um plano de recuperação.

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