A Wired relata que os arquivos estão particularmente vulneráveis às mudanças nos tipos de ficheiros.

Os arquivos são diferentes dos backups e têm exigências próprias. Enquanto os backups servem para restaurar ficheiros ou todo o sistema – precisando estar atualizados com o ambiente atual e flexíveis para restaurar o sistema inteiro ou um único ficheiro, conforme necessário –, os arquivos destinam-se à preservação, especialmente quando não se pode contar com a continuidade dos dispositivos ou ferramentas digitais. Esses dispositivos e ferramentas podem mudar drasticamente (ou nem existir mais!) com o passar do tempo. No entanto, os backups são uma parte crucial dos arquivos digitais.

Manter algo a longo prazo exige mais esforço do que se pode imaginar. Curiosamente, a arquivação digital enfrenta o problema oposto ao da arquivação tradicional. Enquanto livros, revistas e outros meios em papel devem ser manuseados o mínimo possível, os arquivos digitais requerem manutenção ativa para garantir que os ficheiros sejam convertidos para formatos acessíveis e compatíveis no futuro.

A Wired salienta que o problema não é apenas ter o dispositivo certo, mas também ter o tipo de ficheiro correto. As principais recomendações para garantir que os seus ficheiros resistam ao tempo são:

• Utilize formatos de ficheiros de código aberto.
• Armazene ficheiros de mídia sem compressão.
• Faça backup de tudo.

Consulte o artigo completo para mais detalhes – vale a pena ler. E, obrigado pela menção como uma boa opção para quem procura fazer backups, Wired.

Ferramentas para converter ficheiros
Agora que está pronto para organizar o seu arquivo, aqui estão algumas ferramentas gratuitas e de código aberto que o ajudarão a converter os seus ficheiros. Note que, ao usar ferramentas de código aberto (das quais somos grandes fãs), é importante garantir que está a usar uma ferramenta confiável. Algumas ferramentas, especialmente as baseadas na web, podem recolher dados dos utilizadores ou expor informações sensíveis.

Aqui estão algumas sugestões:

• LibreOffice: Sucessor do OpenOffice, o LibreOffice é uma alternativa respeitada ao Microsoft Office e suporta vários formatos de ficheiros de código aberto e mais antigos.
• Pandoc: O Pandoc autodenomina-se o canivete suíço dos conversores de ficheiros para formatos de marcação, incluindo documentos, formatos HTML, folhas de cálculo e mais. Possui uma lista útil de formatos de ficheiros e indica se podem ser convertidos de/para cada um deles.
• ImageMagick: O ImageMagick pode converter ficheiros e também é apreciado pela capacidade de editar ficheiros, com suporte para scripting e automação. Para os nossos fins, converte formatos de imagem e tem suporte contínuo da comunidade de código aberto.
• FFmpeg: O FFmpeg é uma ferramenta de áudio e vídeo suportada pela comunidade.
• VLC media player: Outra ferramenta de áudio e vídeo que suporta conversão.
• HandBrake: Ferramenta de código aberto para converter vídeos de quase qualquer formato para uma seleção de codecs modernos.
• GIMP: Programa de manipulação de imagens que pode importar e exportar vários formatos de ficheiro.
• MKVToolNix: Conjunto de ferramentas para a criação, alteração e inspeção de ficheiros Matroska (MKV).
• FreeCAD: Software de modelação 3D que suporta diversos formatos de ficheiro CAD.

Embora recomendemos muitas destas ferramentas para conversão, muitas delas são programas completos com funcionalidades muito interessantes – e algumas podem até substituir ferramentas pagas tradicionais, se for do tipo que se preocupa com o orçamento.

Hardware de arquivo do futuro
Atualmente, a tecnologia padrão para armazenar ficheiros arquivados inclui discos rígidos (HDDs) ou unidades de estado sólido (SSDs), e até DVDs que podem manter dados por 1.000 anos ou mais. Todos os tipos de media de armazenamento degradam ao longo do tempo – quando se armazena a longo prazo, não se pode simplesmente deixar a unidade desconectada da alimentação para sempre, por exemplo.

Contudo, os tipos de media de armazenamento em desenvolvimento, embora menos comuns, oferecem opções interessantes (ainda que não amplamente práticas). Se estiver disposto a gastar algum dinheiro, o DNA (sim, o biológico) ou a cerâmica podem ser opções. E, se quiser ser extremamente futurista, a PhysicsWorld relatou sobre o “cristal de memória do Super-Homem” que pode manter dados intactos por milhões de anos.

Construa o seu arquivo para circunstâncias alienígenas
Há quase 50 anos, enviámos mensagens ambiciosas para a potencial vida inteligente no universo, em discos dourados, incluindo uma agulha de fonógrafo e instruções simbólicas sobre como tocar o disco.

Isto pode ser suficiente para a nossa cápsula do tempo espacial, mas para os nossos arquivos do dia-a-dia, queremos garantir que somos capazes de os abrir no futuro. Embora não possamos prever onde a tecnologia estará daqui a 20, 40 ou 100 anos, podemos seguir as melhores práticas de arquivação digital para dar às gerações futuras a melhor oportunidade de abrir ficheiros. Pelo menos, provavelmente partilharão uma língua connosco, ao contrário dos nossos amigos alienígenas.